Projektové řízení jako klíč k úspěchu projektů v IT firmách

V řadě odvětví a v IT segmentu včetně, je projektové řízení klíčové pro efektivitu a samotný úspěch projektů. V dnešním podnikání má IT stále rostoucí význam a je v přímém souladu s potřebou inovací. Ať už se zavádí nové produkty, zlepšují stávající procesy anebo zcela nahrazují. Firmy řeší přechod na cloudová řešení, automatizace nebo vývoj či integraci aplikací.

Klíčem k úspěšnému dokončení žádaných firemních změn je správná příprava obsahu projektu v rámci všech potřeb a očekávání, a také způsob jakým bude projekt veden.

Tento článek se zaměřuje na důležitost projektového řízení v IT segmentu.

1. Pochopení firemního prostředí

Existuje řada metodik s principy, jak obecně uchopit řízení projektu, nebudou však takovým přínosem, pokud se nepřizpůsobí konkrétnímu firemnímu prostředí a požadavkům. V rámci tzv. “Tailoringu” je tedy nejprve třeba určit, jakým způsobem se bude přistupovat v komunikaci, jak se bude pracovat s riziky, jak budou prováděny změny na projektu nebo jak bude určována kvalita.

Podstatným vstupem je informace, zda byl podobný projekt již ve společnosti realizován a existují zkušenosti, které by pomohly v realizaci dalšího projektu. Tato poučení a vyvarování se opakujících se chyb pomáhá nejen efektivitě doručení projektu, ale i zbytečným výdajům rozpočtu, zpožděním i celkové profesionalitě uvedení změny do firemního prostředí.

2. Plánování a optimalizace zdrojů

Rozhodnutí o realizaci projektu vyžaduje předprojektovou přípravu a zahrnuje odpovědi na otázky proč je vůbec projekt potřeba, co je jeho obsahem, jak dlouho bude trvat nebo kolik bude firmu stát.

Při zahájení komplexních projektů však ještě většinou neexistuje dostatek informací k hladké realizaci projektu a je nutné jeho důkladné naplánování. Běžně je projektový manažer přiřazen až v této fázi a teprve v rámci plánovacích aktivit jsou definovány podrobné charakteristiky projektu či zda je záměr životaschopný.

Životaschopnost a původní odůvodnění projektu je nutno sledovat a vyhodnocovat po celou dobu jeho průběhu.

Plánování obsahuje podrobné definování výstupů projektu, organizační struktury, zodpovědností, komunikační strategie, rozpočtu nebo možných rizik. Spolu s realizačním týmem je sestaven projektový plán s důležitými událostmi (milníky) a zodpovědnostmi za jednotlivé úkoly.

Nespornými výhodami tohoto procesu je efektivní využití dostupných zdrojů, minimalizace ztrát a celkově úspěšné dodání projektu v rámci stanoveného termínu a rozpočtu.

3. Řízení rizik a změn

Projekty jsou už z jejich definice náchylné k rizikům a změnám. Při projektovém uchopení jsou základní rizika stanovena už v předprojektové fázi. V průběhu plánování a vlastně po celou dobu projektu dochází k doplňování možných rizik.

Vhodná opatření je možno určit díky stanovenému scénáři na každé riziko, vyhodnocené pravděpodobnosti že nastane a dopadu, které by riziko mohlo mít. Monitorování rizik je jedna ze základních aktivit vedoucí k úspěšně doručenému projektu. Strategie, která je zvolena jako opatření by měla výrazně minimalizovat dopad rizika na projektu.

Řízení rizik je nedílnou součástí rozhodování, zda by projektový manažer neměl upravit plány dle nových podmínek či se vůbec posunout s projektem do další etapy. Pokud je vyhodnoceno v jakékoliv fázi projektu, že rizik je až příliš, je na vyhodnocení, zda má pokračovat.

Každá firma se potýká s proměnlivým prostředím a její fungování je ovlivněno nejrůznějšími podněty, ať už interními nebo z okolního prostředí. I na projektu se v určité fázi stává management řízením změn. Jejich identifikace a zavádění do už rozběhlého projektu má v rámci projektového řízení veliké opodstatnění. Nad rámec metodik je pak na každém vlastníkovi této změny, aby pro její snadný průběh zahrnul například i kulturu organizace.

4. Efektivní komunikace a spolupráce

Důležitost vhodné a dostatečné komunikace v rámci projektu či jakékoliv změny je často upozaděna. Pro hladký průběh projektu je však klíčové zvolení vhodné komunikační strategie.

Prvním krokem je identifikace klíčových osob, které mají přímý vliv a zájem na projektu. Komunikace je třeba oboustranná, aby docházelo pravidelně ke sdílení nutných informací, což zabraňuje případným nedorozuměním, zjištění hrozeb a problémů a zároveň přispívá i k jejich řešení. V neposlední řadě je třeba dbát na výhody týmové spolupráce a synergie lidí, kteří se na doručení projektu podílí.

V rámci strategie je ke každé osobě či skupině přiřazen obsah toho co se komunikuje. Zatímco s hlavním sponzorem projektu se jedná o klíčová rozhodnutí a schvalování změn, s dalšími skupinami je sdílen například status projektu.

Zároveň se volí vhodný komunikační kanál. Může to být fyzická schůzka, online konference, hovor, email nebo uložená prezentace na domluvené platformě. Také je třeba určit, jak často bude obsah sdílen a zodpovědná osoba za tuto komunikaci – ať už projektový manažer nebo člen týmu.

5. Dosahování cílů a úspěšné ukončení

Díky projektovému řízení je umožněno dosažení cílů, jak byly původně zamýšleny, což může zajistit mimo jiné i zvýšení konkurenceschopnosti organizací – včasné dokončení projektu, dosažení požadované kvality výsledků a efektivní využití zdrojů. Organizace, které se specializují na efektivní projektové řízení v IT segmentu, mají výhodu před konkurencí a jsou schopny lépe reagovat na rychlé změny v technologiích a trhu.

Správné ukončení projektu je stejně důležité jako jeho spuštění. Po dokončených posledních pracích by měla vzniknout závěrečná zpráva a předávací protokol, který sumarizuje celý průběh projektu a slouží jako podklad pro vyúčtování, i pro celkové zhodnocení.

Popis průběhu projektu a jakékoliv návrhy na zlepšení jsou tím nejlepším po(d)kladem pro další plánování projektu a dostáváme se tak zase na začátek tohoto článku.

…

A takto jsme to projektově uchopili u našich zákazníků, ať už šlo o vybudování zcela nové infrastruktury u velké mezinárodní firmy nebo řízení přesunu komplexního procesu migrace do cloudu. Aplikování projektových certifikovaných metodik, a také porozumění prostředí firemní kultury šlo ruku v ruce s téměř okamžitými pozitivními výsledky a spokojeností zákazníka.

Děláme IT jinak a naše zákazníky to baví. Vás může taky.